Этот случай подчеркивает проблему, связанную с громоздким процессом подачи заявления на отпуск. Этот пример взят из государственного органа, который смог разумно использовать Workspace, чтобы упростить процесс и, таким образом, предложить лучший опыт для всех пользователей.

До

В этой администрации процедура запроса оплачиваемого отпуска была ручной. Сотрудники заполняли бумажную форму и передавали ее своим руководителям на утверждение. Менеджеры просматривали и утверждали запросы, затем пересылали бумажные документы в отдел кадров, который затем вводил утвержденные запросы в свою систему. Этот процесс был громоздким, и бумажные заявления часто терялись по пути, что приводило к задержкам.

После

В этих юрисдикциях обновлен процесс запроса на отпуск с помощью Google  Sites ,  Forms и  Google Script . Теперь сотрудники получают доступ к персонализированному сайту и заполняют форму запроса на отпуск. Затем система генерирует электронное письмо, которое отправляется менеджеру на утверждение, а затем пересылается в отдел кадров. После утверждения запроса отпуск добавляется в общий календарь, созданный с помощью  Календаря Google . Часть процесса можно даже автоматизировать с помощью Zapier .

Влияние

• Оптимизированный процесс экономит время для менеджеров и менеджеров по персоналу.
• Использование бумаги сокращается, как и количество ошибок обработки.
• Централизованный список отпусков отдела помогает менеджерам поддерживать бесперебойную работу отдела, одновременно управляя запросами сотрудников на отпуск.

КАК ЭТО УСТРОЕНО?

Первый шаг — упростите утверждения отпусков и уведомления

Сотрудники заполняют запрос на отпуск в Google  Forms . Их менеджер уведомляется по электронной почте о запросе. Когда он щелкает ссылку в электронном письме, он попадает в  электронную таблицу Таблиц ,  где может одобрить или отклонить запрос. Об этом действии сообщается сотруднику и в отдел кадров.

Преимущества

• Сокращение времени обработки, утверждения и уведомления затронутых сторон.
• Увеличьте видимость запросов на отпуск с помощью единого представления.
• Ведите электронный учет всех обращений.

Второй шаг — автоматизируйте процесс с помощью Google Script .

С помощью  Google Script вы можете автоматизировать процесс, позволяя менеджерам одобрять или отклонять запрос на отпуск, щелкнув ссылку в соответствующем электронном уведомлении. Кроме того,  событие Календаря Google  автоматически создается в календаре праздников, включенном в календари сотрудников и менеджеров.

Преимущества

• Ускорьте и упростите процесс утверждения.
• Выберите более простой процесс благодаря автоматическим событиям календаря и более прозрачным уведомлениям.

Оригинальная статья – Вернуться на страницу новостей