Спростіть запити на відпустку за допомогою Workspace
Цей випадок підкреслює проблему, пов'язану з громіздким процесом подання заяви на відпустку. Цей приклад взято з державного органу, який зміг розумно використовувати Workspace, щоб спростити процес і, таким чином, запропонувати найкращий досвід для всіх користувачів.
До
У цій адміністрації процедура запиту оплачуваної відпустки була ручною. Співробітники заповнювали паперову форму та передавали її своїм керівникам на затвердження. Менеджери переглядали та затверджували запити, потім пересилали паперові документи до відділу кадрів, який потім вводив затверджені запити до своєї системи. Цей процес був громіздким, і паперові заяви часто губилися шляхом, що призводило до затримок.
Після
У цих юрисдикціях оновлено процес запиту на відпустку за допомогою Google Sites, Forms та Google Script . Тепер співробітники отримують доступ до персоналізованого сайту та заповнюють форму запиту на відпустку. Потім система генерує електронний лист, який відправляється менеджеру на затвердження, а потім пересилається до відділу кадрів. Після затвердження запиту відпустка додається до загального календаря, створеного за допомогою Календаря Google . Частину процесу можна навіть автоматизувати за допомогою Zapier .
Вплив
- Оптимізований процес заощаджує час для менеджерів та менеджерів з персоналу.
- Використання паперу скорочується, як і кількість помилок обробки.
- Централізований список відпусток відділу допомагає менеджерам підтримувати безперебійну роботу відділу, одночасно керуючи запитами співробітників на відпустку.
ЯК ЦЕ ВЛАШТУВАНО?
Перший крок — спростіть затвердження відпусток та сповіщення
Співробітники заповнюють запит на відпустку в Google Forms . Їхній менеджер повідомляється електронною поштою про запит. Коли він клацає посилання в електронному листі, він потрапляє до електронну таблицю Таблиць, де може схвалити або відхилити запит. Про цю дію повідомляється співробітника та у відділ кадрів.
Переваги
- Скорочення часу обробки, затвердження та сповіщення порушених сторін.
- Збільшіть видимість запитів на відпустку за допомогою єдиного подання.
- Ведіть електронний облік усіх звернень.
Другий крок — автоматизувати процес за допомогою Google Script.
За допомогою Google Script можна автоматизувати процес, дозволяючи менеджерам схвалювати або відхиляти запит на відпустку, клацнувши посилання у відповідному електронному повідомленні. Крім того, подія Календаря Google автоматично створюється у календарі свят, включеному до календарів співробітників та менеджерів.
Переваги
- Прискоріть та спростіть процес затвердження.
- Виберіть простий процес завдяки автоматичним подіям календаря та прозорішим повідомленням.
